7 wesentliche Zeitmanagement-Fähigkeiten für intelligente Planung

Es geht darum, die richtigen Dinge in kürzerer Zeit zu erledigen. Es ist das, was Ihnen hilft, in Ihrer Karriere voranzukommen, Ihre Projekte erfolgreich abzuschließen oder sogar eine Beförderung mit einer Gehaltserhöhung zu erhalten – der richtige Fokus ist wie ein Training. Es mag hart sein, aber es ist notwendig, mit den Aktivitäten Schritt zu halten, die den größten Nutzen für Ihre Projekte und Ihre Kunden bringen. Je besser es Ihnen gelingt, sich zu konzentrieren und Ihre Zeit einzuteilen, desto mehr werden Sie erreichen, und desto leichter wird es Ihnen fallen, das Büro pünktlich zu verlassen und Raum für den Rest Ihres Lebens zu haben. Ein effektives Zeitmanagement ermöglicht es Ihnen nicht nur, bessere Ergebnisse bei der Arbeit zu erzielen, sondern es hilft Ihnen auch außerhalb des Büros. Wenn mehr von Ihnen für den Rest Ihres Lebens übrig bleibt, können Sie mir vertrauen – Ihre Arbeit wird besser.

1. Beginnen Sie Ihren Tag mit einem klaren Fokus.

Die erste arbeitsbezogene Tätigkeit des Tages sollte darin bestehen, zu bestimmen, was Sie an diesem Tag erreichen wollen und was Sie unbedingt erledigen müssen. Machen Sie sich klare Ziele, bevor Sie Ihre E-Mails abrufen und damit beginnen, auf Anfragen zu antworten und Probleme zu lösen. Die Festlegung eines klaren Ziels für Ihren Tag kann nur fünf Minuten in Anspruch nehmen, kann Ihnen aber mehrere Stunden an Zeit- und Arbeitsaufwand ersparen.

2. Führen Sie eine dynamische Aufgabenliste.

Halten Sie die Aufgaben und Aktivitäten, die Sie erledigen müssen, in einer Liste fest und aktualisieren Sie diese im Laufe des Tages regelmäßig. Gehen Sie diese Liste häufig durch und fügen Sie neue Aufgaben hinzu, sobald sie auftauchen. Achten Sie darauf, dass Ihre Liste Ihnen einen schnellen Überblick über alles gibt, was dringend und wichtig ist, und denken Sie daran, neben den operativen Aufgaben auch strategische und beziehungsfördernde Aktivitäten aufzunehmen.

3. Konzentrieren Sie sich auf Aktivitäten mit hohem Wert.

Bevor Sie etwas Neues beginnen, ermitteln Sie die Tätigkeit, die sich am positivsten auf Ihr Projekt, Ihr Team und Ihren Kunden auswirken würde, wenn Sie sie jetzt in Angriff nehmen würden. Widerstehen Sie der Versuchung, kleinere, unwichtige Aufgaben zuerst zu erledigen. Beginnen Sie mit dem, was am wichtigsten ist.

Um herauszufinden, auf welche Aktivitäten Sie sich zuerst konzentrieren sollten, stellen Sie folgende Fragen:

  • Was braucht mein Kunde oder mein Team im Moment am meisten von mir?
  • Was würde den größten Ärger verursachen, wenn es nicht erledigt wird?
  • Was ist der größte Beitrag, den ich im Moment leisten kann?
  • Welche strategischen Aufgaben muss ich heute erledigen, damit wir morgen intelligenter arbeiten können?

4. Minimieren Sie Unterbrechungen.

Je mehr Zeit Sie während des Tages ungestört an wichtigen Aufgaben arbeiten können, desto effektiver werden Sie sein. Ermitteln Sie die Aktivitäten, die Sie bei Ihrer Arbeit stören, und finden Sie eine Lösung. Eine der wichtigsten Fähigkeiten im Zeitmanagement besteht darin, sich nicht ablenken zu lassen. Vermeiden Sie es beispielsweise, E-Mails abzurufen oder ans Telefon zu gehen, wenn Sie gerade mit einer wichtigen Aufgabe beschäftigt sind. Wenn Sie Ihren Arbeitsfluss einmal unterbrochen haben, kann es schwierig sein, ihn wiederherzustellen. Nehmen Sie sich stattdessen vor, zielstrebig an einer Aufgabe zu arbeiten, bis sie abgeschlossen ist.

5. Hören Sie auf zu prokrastinieren.

Wenn Sie Schwierigkeiten haben, sich zu konzentrieren oder zum Aufschieben neigen, kann es von Vorteil sein, wenn Sie sich selbst eine externe Verpflichtung (Frist) auferlegen. Planen Sie z. B. ein Treffen in zwei Tagen, bei dem Sie Ihre Arbeit vorstellen und bis zu dem Ihre Maßnahmen abgeschlossen sein müssen. Es ist auch sehr effektiv, die unangenehmsten Aufgaben früh am Tag zu erledigen und sich nach deren Erledigung kleine Belohnungen zu gönnen.

6. Multitasking einschränken.

Viele von uns betreiben Multitasking und glauben, dass wir dabei effektiv sind, aber es ist erwiesen, dass wir uns nicht effektiv auf mehr als eine Sache gleichzeitig konzentrieren können. Probieren Sie diese Tipps aus, um Multitasking zu vermeiden: Planen Sie Ihren Tag in Blöcken und nehmen Sie sich ausreichend Zeit für Besprechungen, Rückrufe und detaillierte Planungs- und Analysearbeiten an Ihrem Schreibtisch. Wann immer Sie sich beim Multitasking ertappen, halten Sie inne und setzen Sie sich für eine Minute still hin.

7. Lassen Sie Ihren Tag Revue passieren.

Nehmen Sie sich jeden Tag 5-10 Minuten Zeit, um Ihre Aufgabenliste zu überprüfen, bevor Sie das Büro verlassen. Klopfen Sie sich selbst auf die Schulter, wenn Sie erreicht haben, was Sie wollten. Wenn Sie der Meinung sind, dass Sie nicht alles erreicht haben, überlegen Sie sich, was Sie morgen anders machen werden, um das zu erreichen, was Sie erreichen müssen. Gehen Sie gut gelaunt aus dem Büro und nehmen Sie sich vor, am nächsten Tag den Faden wieder aufzunehmen.

Wenn Sie diese wichtigen Zeitmanagement-Fähigkeiten anwenden, werden Sie feststellen, dass Ihre Tage und Projekte viel reibungsloser verlaufen!

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